A transformação digital mudou a forma como empresas e pessoas realizam contratos, aprovações e diversos processos administrativos. Hoje, não é mais necessário imprimir documentos, reconhecer firma em cartório ou enviar contratos pelos Correios para concluir um negócio.
Nesse cenário, a assinatura digital tornou-se uma das tecnologias mais importantes para garantir agilidade, segurança e validade jurídica em documentos eletrônicos.
Mas afinal, o que é uma assinatura digital? Como ela funciona? Ela possui validade jurídica? Quais documentos podem ser assinados dessa forma?
Neste artigo, você encontrará todas essas respostas e entenderá por que a assinatura digital é essencial para empresas que desejam modernizar seus processos.
A assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica que utiliza criptografia e certificados digitais para comprovar, com alto nível de segurança, a identidade do signatário e garantir que o documento não foi alterado após sua assinatura.
Em outras palavras, ela funciona como uma “impressão digital eletrônica” do documento.
Sempre que alguém assina digitalmente um arquivo, é criado um conjunto de informações criptográficas que permite verificar:
Esse processo torna a assinatura digital uma das formas mais seguras de autenticação disponíveis atualmente.
Essa é uma das dúvidas mais frequentes.
Embora muitas pessoas utilizem os dois termos como sinônimos, existe uma diferença importante.
É um conceito amplo que engloba qualquer método eletrônico utilizado para demonstrar concordância com um documento.
Exemplos:
É um tipo específico de assinatura eletrônica que utiliza um certificado digital e criptografia de chave pública para garantir autenticidade, integridade e não repúdio.
Por oferecer um nível elevado de segurança, costuma ser utilizada em contratos, documentos corporativos, processos jurídicos e documentos oficiais.
Na prática, o processo ocorre da seguinte forma:
O documento é carregado em uma plataforma especializada, como a Arqsign.
Dependendo do nível de segurança desejado, podem ser utilizados diferentes métodos de autenticação, como:
Após a confirmação da identidade, a plataforma aplica a assinatura digital ao documento.
Nesse momento é criado um código criptográfico exclusivo.
Qualquer alteração realizada posteriormente invalida a assinatura, garantindo a integridade do arquivo.
As plataformas modernas registram informações como:
Essas evidências fortalecem ainda mais a validade do documento.
Sim.
No Brasil, a assinatura digital possui validade jurídica e pode produzir os mesmos efeitos legais de uma assinatura feita em papel, desde que sejam observados os requisitos previstos na legislação.
Os principais fundamentos legais são:
A legislação reconhece diferentes tipos de assinatura eletrônica, cada uma adequada para determinados níveis de risco e exigência.
Por isso, é importante utilizar uma plataforma que ofereça mecanismos de autenticação compatíveis com o tipo de documento que será assinado.
A Lei nº 14.063/2020 estabelece três modalidades.
É utilizada em documentos com menor nível de exigência.
Normalmente utiliza:
Possui mecanismos que permitem identificar o signatário e detectar alterações no documento.
Pode utilizar:
É amplamente utilizada em contratos privados.
É aquela realizada utilizando certificado digital emitido pela ICP-Brasil.
É indicada para documentos que exigem o maior nível de segurança jurídica.
O processo é bastante simples.
Basta seguir estes passos:
Todo esse procedimento pode ser realizado em poucos minutos.
A assinatura digital pode ser utilizada em uma enorme variedade de documentos, como:
Em muitos casos, o processo elimina totalmente a necessidade de impressão.
Para que uma assinatura digital tenha validade jurídica, alguns requisitos devem ser observados:
Quanto maior o conjunto de evidências registrado pela plataforma, maior será a robustez jurídica do documento.
Sim.
Algumas plataformas oferecem planos gratuitos com limitações de uso, geralmente voltados para pessoas físicas ou pequenos volumes de documentos.
Entretanto, empresas que possuem processos frequentes costumam optar por soluções profissionais, que oferecem recursos como:
A adoção da assinatura digital gera impactos positivos em praticamente toda a operação da empresa.
Entre os principais benefícios estão:
Elimina despesas com impressão, reconhecimento de firma, transporte e armazenamento físico.
Documentos podem ser assinados em poucos minutos, independentemente da localização das partes.
A criptografia e os registros de auditoria reduzem significativamente os riscos de fraudes.
O cliente assina de qualquer lugar, utilizando computador ou smartphone.
Reduz o consumo de papel e contribui para processos mais sustentáveis.
Integra-se facilmente a sistemas de gestão, ERPs, CRMs e plataformas de RH.
A Arqsign foi desenvolvida para simplificar a assinatura de documentos, oferecendo uma experiência intuitiva, segura e totalmente digital.
Com a plataforma, sua empresa pode:
Tudo isso com uma solução preparada para atender empresas de diferentes portes e segmentos.
A assinatura digital deixou de ser uma tendência para se tornar uma ferramenta indispensável na transformação digital das empresas.
Além de proporcionar segurança, agilidade e economia, ela garante conformidade jurídica e simplifica processos que antes exigiam papel, deslocamentos e burocracia.
Ao escolher uma plataforma confiável como a Arqsign, sua empresa ganha produtividade, melhora a experiência dos clientes e reduz riscos em todas as etapas da assinatura de documentos.
Se você deseja modernizar seus processos e assinar documentos com rapidez, segurança e validade jurídica, conheça a Arqsign e descubra como a assinatura digital pode transformar a gestão documental do seu negócio.
Basta utilizar uma plataforma de assinatura digital, fazer o upload do documento, definir os signatários, escolher o método de autenticação e enviar para assinatura.
Existem plataformas que oferecem planos gratuitos para uso básico. Para empresas, o ideal é optar por soluções profissionais que ofereçam mais segurança, automação, integrações e suporte.
A legislação brasileira reconhece três modalidades de assinatura eletrônica: simples, avançada e qualificada (com certificado digital ICP-Brasil).
É necessário identificar corretamente os signatários, garantir a integridade do documento, registrar evidências do processo de assinatura e utilizar mecanismos compatíveis com a legislação aplicável.
