Assinar um documento não precisa mais significar imprimir, reconhecer firma, enviar papéis ou reunir todas as pessoas no mesmo lugar.
Com a assinatura eletrônica, contratos, propostas, termos, documentos de RH e diversos outros arquivos podem ser formalizados digitalmente, com recursos de identificação, autenticação, integridade e registro das evidências da operação.
Mas, mesmo com a popularização da assinatura eletrônica, uma dúvida ainda é bastante comum: assinatura eletrônica e assinatura digital são a mesma coisa?
A resposta é não.
Existem diferentes níveis de assinatura eletrônica, diferentes formas de autenticação e situações em que determinado tipo pode ser mais adequado do que outro.
Assinatura eletrônica é um mecanismo utilizado para identificar o signatário, ou seja, a pessoa que assina o documento, e registrar sua manifestação de vontade em um ambiente digital.
Em termos simples, ela permite que uma pessoa assine ou dê seu aceite a um documento, sem precisar utilizar papel e caneta e, muitas vezes, sem estar presente fisicamente.
A legislação brasileira reconhece diferentes tipos de assinatura eletrônica e estabelece requisitos específicos para cada um deles. A principal diferença está no nível de segurança utilizado para identificar quem está assinando e garantir que aquela pessoa realmente realizou.
Uma assinatura eletrônica não significa simplesmente colocar uma imagem de uma assinatura em um PDF. Dependendo do tipo utilizado, o processo pode envolver diferentes recursos de identificação e autenticação.
Isso permite, além do registro, reunir evidências sobre quem assinou, quando assinou e se o documento permaneceu íntegro.
Não.
Uma assinatura digitalizada é basicamente uma imagem da assinatura manuscrita inserida em um documento.
Já a assinatura eletrônica utiliza mecanismos que permitem relacionar a assinatura ao signatário e registrar evidências da operação.
O próprio Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) diferencia a assinatura eletrônica da simples reprodução digital de uma assinatura manuscrita.
Fazer uma assinatura eletrônica é mais simples do que o processo tradicional de imprimir um documento, assinar à mão e enviá-lo novamente para a outra parte.
O primeiro passo é escolher uma plataforma adequada à necessidade da empresa.
Para uma assinatura pontual, existem serviços públicos e soluções que oferecem opções gratuitas ou limitadas.
Já para empresas que precisam assinar documentos com frequência, uma plataforma especializada pode oferecer recursos adicionais, como gestão de documentos, acompanhamento das assinaturas, diferentes métodos de autenticação, armazenamento e integração com outros sistemas.
Apesar de o fluxo variar entre plataformas, uma assinatura eletrônica normalmente passa por sete etapas.
Primeiro, o responsável prepara o documento que será assinado, podendo ser um:
Em seguida, são informadas as pessoas que precisam participar do processo de assinatura, ou seja, quem deverá assinar o documento.
Dependendo da solução, também é possível determinar: ordem de assinatura, aprovadores, testemunhas, responsáveis pelo envio e até as pessoas que precisam apenas acompanhar o processo.
Cada signatário recebe uma solicitação para acessar o documento.
O convite pode ser enviado por diferentes canais, dependendo da plataforma, como e-mail, SMS ou link de acesso.
Antes de concluir a assinatura, a plataforma pode solicitar algum mecanismo de autenticação.
Quanto maior o nível de segurança necessário, mais robusta pode ser essa etapa.
Podem ser utilizados, por exemplo:
O método utilizado depende do nível de segurança necessário e da solução adotada.
Depois de acessar o documento e concluir a autenticação necessária, o usuário realiza a assinatura ou manifesta sua concordância.
Essa é uma das partes mais importantes de uma solução profissional.
O processo pode gerar registros relacionados à assinatura, como:
Essas informações ajudam a demonstrar como a assinatura aconteceu e podem ser relevantes caso a autenticidade do documento seja questionada.
Depois de assinado, o documento pode permanecer armazenado em ambiente digital para consulta, auditoria e gestão posterior.
A legislação brasileira reconhece três tipos de assinatura eletrônica: simples, avançada e qualificada. Elas se diferenciam principalmente pelos requisitos utilizados para identificar o signatário e garantir a segurança e a integridade da assinatura.
A assinatura eletrônica simples é o nível mais básico.
Ela permite identificar quem assina e associa seus dados ao documento ou à operação eletrônica.
Pode utilizar mecanismos como: login, senha, e-mail, códigos de confirmação e outros métodos básicos de identificação.
É adequada para situações de menor risco, especialmente quando não existe uma exigência específica por um nível superior de autenticação.
Exemplos de uso:
A assinatura eletrônica avançada oferece um nível maior de confiança na identificação do signatário e na integridade do documento.
Ela pode utilizar mecanismos como validação de identidade, biometria, autenticação em dois fatores, validação documental e certificados não emitidos pela ICP-Brasil, entre outros recursos capazes de comprovar autoria e integridade.
A assinatura realizada pelo gov.br é um exemplo de assinatura eletrônica avançada.
Exemplos de uso:
Dependendo das características do documento e dos requisitos aplicáveis, pode ser utilizada em:
A assinatura eletrônica qualificada é aquela realizada com o uso de um certificado digital no padrão ICP-Brasil. Entre os três tipos de assinatura eletrônica, é a que oferece maior confiabilidade para identificar quem está assinando.
A ICP-Brasil foi criada para estabelecer regras e garantir a autenticidade e a integridade de documentos eletrônicos assinados com certificados digitais.
Exemplos de uso:
Um exemplo são determinadas interações com o poder público em que a Lei nº 14.063/2020 exige o uso de assinatura eletrônica qualificada.
Importante: o tipo de assinatura adequada depende do documento, do risco envolvido, das partes e das exigências legais ou regulatórias aplicáveis. Não existe uma modalidade que seja obrigatoriamente a melhor para todos os documentos.
Não.
A assinatura eletrônica é o conceito mais amplo.
Já a assinatura digital é uma modalidade específica que utiliza mecanismos criptográficos para garantir autoria e integridade. No contexto da ICP-Brasil, a assinatura digital está associada a certificado digital e a um par de chaves criptográficas.
De forma simplificada:
Assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica, mas nem toda assinatura eletrônica é uma assinatura digital.
Isso significa que uma empresa não precisa necessariamente utilizar certificado digital para todos os documentos que assina eletronicamente.
A escolha deve considerar o nível de risco e os requisitos aplicáveis a cada situação.
Não. O certificado digital não é necessário para todas as assinaturas eletrônicas.
Ele é obrigatório apenas na assinatura eletrônica qualificada.
Portanto, ter ou não um certificado digital não é o que define se um documento pode ser assinado eletronicamente. O mais importante é identificar qual modalidade de assinatura é adequada para cada situação.
O governo federal oferece um serviço de assinatura eletrônica integrado à conta gov.br.
Atualmente, o serviço pode ser utilizado por pessoas com conta nos níveis prata ou ouro.
Para usar o serviço, basta acessar o Portal de Assinatura Eletrônica ou o aplicativo gov.br, enviar o documento e seguir as etapas de autenticação.
O processo pode ser útil para quem precisa assinar um documento pontualmente, especialmente em interações relacionadas a serviços públicos.
Sim, assinaturas eletrônicas podem ter validade jurídica no Brasil.
Mas não significa que qualquer forma de inserir um nome ou imagem em um documento seja automaticamente equivalente a uma assinatura manuscrita.
A força jurídica de uma assinatura eletrônica depende do contexto, da exigência legal, da capacidade de identificar o signatário, da integridade do documento e das evidências disponíveis.
O próprio Governo Digital informa que as assinaturas eletrônicas são reconhecidas legalmente no Brasil.
Além disso, o Código de Processo Civil reconhece que a autoria pode ser comprovada por meios legais de certificação, inclusive eletrônicos, e permite o uso de documentos eletrônicos produzidos e armazenados de acordo com a legislação específica.
Logo, é necessário considerar todo o conjunto de evidências que acompanham a assinatura.
Não automaticamente, e essa é uma diferença importante.
Uma assinatura eletrônica pode ter validade jurídica sem que isso signifique que ela tenha realizado um reconhecimento de firma em cartório.
São coisas diferentes.
O reconhecimento de firma é um ato notarial destinado a reconhecer a assinatura em determinadas condições. Atualmente, inclusive, existem procedimentos eletrônicos para reconhecimento de assinatura eletrônica por cartórios, o que demonstra que assinatura eletrônica e reconhecimento notarial não são conceitos equivalentes.
Determinadas operações continuam sujeitas a requisitos específicos previstos em lei ou regulamentação.
A questão é saber se aquele documento específico exige reconhecimento de firma ou outro ato notarial.
Quando houver uma exigência específica, ela precisa ser observada.
Sim, existem alternativas gratuitas ou com recursos gratuitos.
Como dito acima, o exemplo mais conhecido no Brasil é a assinatura eletrônica disponibilizada pelo gov.br. Também existem plataformas comerciais que oferecem planos gratuitos, testes ou limites de utilização.
Mas existe uma diferença importante entre assinar um documento gratuitamente e gerenciar um processo de assinatura eletrônica dentro de uma empresa.
Para uma empresa, pode ser necessário: enviar muitos documentos, acompanhar diferentes signatários, controlar prazos, configurar diferentes níveis de autenticação, armazenar documentos, consultar evidências, manter histórico, integrar a assinatura a outros sistemas ou até mesmo, automatizar etapas.
Nesse cenário, o custo da solução precisa ser analisado em conjunto com o ganho para a operação.
A assinatura eletrônica pode fazer parte de diferentes processos empresariais.
A possibilidade de assinatura eletrônica, entretanto, deve sempre ser analisada considerando a finalidade do documento e eventuais exigências legais específicas.
A assinatura eletrônica pode trazer ganhos importantes para empresas que lidam diariamente com contratos, termos, propostas e outros documentos. Um dos principais é a agilidade, já que os documentos podem ser assinados remotamente, sem depender de impressão, envio físico ou deslocamento das partes.
A digitalização também ajuda a reduzir custos relacionados a papel, impressão, transporte e armazenamento físico, além de liberar as equipes de tarefas operacionais. Com menos etapas manuais, os processos ficam mais rápidos e a equipe pode dedicar mais tempo a atividades estratégicas.
Outro ganho está na rastreabilidade dos documentos. As informações registradas durante o processo facilitam o acompanhamento das assinaturas e ajudam a manter um histórico das operações. Isso também contribui para uma gestão documental mais organizada.
Para clientes, fornecedores e colaboradores, a assinatura eletrônica ainda proporciona uma experiência mais simples e conveniente, já que o documento pode ser assinado de diferentes lugares e dispositivos. Para a empresa, essa agilidade pode contribuir para reduzir o tempo de fechamento de contratos e acelerar processos internos.
Em operações com grande volume de documentos, a assinatura eletrônica também permite ganhar escala sem aumentar proporcionalmente o trabalho manual, tornando os processos mais eficientes à medida que a empresa cresce.
Se a empresa precisa assinar documentos com frequência, escolher uma solução apenas pela facilidade de “colocar uma assinatura no PDF” pode não ser suficiente.
Antes de contratar uma plataforma, verifique se ela oferece recursos de segurança e registro de evidências adequados às necessidades da empresa, além de diferentes níveis de assinatura para que cada documento possa utilizar o mecanismo mais apropriado.
Também vale avaliar os recursos de gestão e acompanhamento, como armazenamento e organização dos documentos, controle do status das assinaturas e histórico das ações realizadas durante o processo.
Considere ainda a capacidade de integração e automação da solução. Poder conectar a assinatura aos sistemas e fluxos que a empresa já utiliza ajuda a reduzir tarefas manuais e incorporar o processo à operação.
A experiência do usuário e a escalabilidade também entram nessa avaliação: a plataforma precisa ser simples para quem envia e para quem assina, além de acompanhar o crescimento do volume de documentos.
Esses critérios ajudam a diferenciar uma ferramenta usada apenas para assinaturas pontuais de uma solução capaz de fazer parte da gestão dos processos documentais da empresa.
A assinatura é apenas uma etapa do processo documental.
É por isso que a Arqsign busca facilitar não apenas o ato de assinar, mas também a gestão desse processo.
Com a Arqsign, empresas podem enviar documentos para assinatura, acompanhar o andamento das solicitações e manter os documentos e suas evidências organizados em ambiente digital.
Isso quer dizer que a empresa passa a ter mais controle sobre perguntas como:
Quem precisa assinar?
Quem já assinou?
O documento está pendente de alguma ação?
Quando a assinatura foi realizada?
Onde está o documento final?
Ao integrar a assinatura eletrônica à gestão documental, a empresa transforma uma tarefa operacional em parte de um processo digital, rastreável e organizado.
Leve a assinatura eletrônica para a rotina da sua empresa
Automatize o envio, acompanhe as assinaturas e mantenha seus documentos organizados em um só lugar.
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