Assinatura digital: o que é, como funciona e quando possui validade jurídica?

Documentos eletrônicos fazem parte da rotina de empresas de diferentes setores, mas, quando é necessário formalizar uma operação, verificar a autoria de um documento ou garantir que seu conteúdo não foi alterado, a assinatura digital pode ajudar a assegurar a autenticidade e a integridade dessas informações.

Apesar de ser frequentemente associada à assinatura eletrônica, ela possui características e mecanismos próprios.

Neste artigo, você vai entender como a assinatura digital funciona, qual é a relação com o certificado digital, como realizar uma assinatura e em quais situações essa tecnologia pode ser utilizada.

O que é assinatura digital?

A assinatura digital é um mecanismo criptográfico utilizado para comprovar a autoria de um documento eletrônico e verificar se seu conteúdo permaneceu íntegro depois da assinatura.

Diferentemente de simplesmente inserir uma imagem de uma assinatura ou utilizar apenas dados básicos de identificação, a assinatura digital utiliza recursos criptográficos para estabelecer uma relação matemática entre o documento, a assinatura e as chaves utilizadas no processo.

Quando baseada em certificado digital, a assinatura utiliza um certificado que vincula a identidade do titular ao par de chaves criptográficas utilizado no processo.

A assinatura digital combina criptografia e mecanismos de identificação para associar uma assinatura a um signatário (quem assina) e permitir a verificação da integridade do documento.

Importante: assinatura digital e assinatura eletrônica não são sinônimos. A assinatura eletrônica é um conceito mais amplo, que inclui diferentes formas de identificar o signatário e registrar seu consentimento.

Como funciona uma assinatura digital?

Para entender uma assinatura digital, é importante conhecer dois conceitos: chave privada e chave pública. Elas fazem parte de um sistema de criptografia assimétrica, que utiliza duas chaves diferentes, mas matematicamente relacionadas.

Essas chaves trabalham nos bastidores para criar e verificar a assinatura. Quem utiliza uma assinatura digital normalmente não precisa criar ou manipular essas chaves manualmente: elas fazem parte do mecanismo de segurança associado ao certificado digital.

Chave privada

A chave privada está vinculada ao titular e deve permanecer sob seu controle, sem ser compartilhada.

Na prática, quando uma pessoa assina digitalmente utilizando seu certificado, a chave privada é utilizada para criar a assinatura. O usuário não precisa necessariamente visualizar essa chave ou copiá-la para um documento: ela é utilizada pelo sistema responsável pela assinatura.

As normas aplicáveis aos certificados digitais estabelecem que as autoridades certificadoras não têm acesso à chave privada do titular.

Chave pública

A chave pública tem uma função diferente: ela permite que outras pessoas ou sistemas verifiquem a assinatura criada com a chave privada correspondente.

Ela está associada à chave privada e vinculada à identidade do titular por meio do certificado digital. Por isso, pode ser compartilhada para que outros verifiquem a assinatura.

Como as duas chaves trabalham juntas?

De forma simplificada, a chave privada é usada para criar a assinatura digital, enquanto a chave pública é usada para verificar essa assinatura.

É essa relação entre as duas que permite confirmar que a assinatura corresponde ao titular e verificar se o documento permaneceu íntegro depois de assinado.

O que acontece quando um documento é assinado?

O processo funciona assim:

Documento eletrônico > resumo criptográfico > uso da chave privada > assinatura digital > verificação com a chave pública

Primeiro, o sistema gera um resumo criptográfico do documento. Esse resumo funciona como uma espécie de representação matemática do conteúdo. Em seguida, a chave privada processa esse resumo e cria a assinatura digital.

Quando outra pessoa ou sistema precisa verificar o documento, a chave pública valida essa assinatura. Se o documento tiver sido alterado depois da assinatura, o resultado da verificação será diferente, permitindo identificar a alteração.

Esse é um dos principais elementos que diferenciam a assinatura digital de uma simples imagem de assinatura inserida em um arquiv

Assinatura digital e assinatura eletrônica: qual é a diferença?

A assinatura eletrônica é o conceito mais amplo. Ela pode utilizar diferentes mecanismos para identificar o signatário e registrar seu consentimento.

A assinatura digital, por sua vez, recorre a mecanismos criptográficos para permitir a comprovação da autoria e da integridade do documento.

Ou seja:

A assinatura digital utiliza mecanismos criptográficos para criar e verificar a assinatura. Já a assinatura eletrônica é um conceito mais amplo, que pode utilizar diferentes métodos de identificação e autenticação.

É preciso ter certificado digital para fazer uma assinatura digital?

Depende do tipo de assinatura digital e dos requisitos do documento ou processo. Quando a assinatura digital exigir um certificado digital, é necessário utilizar um válido, que vincula a identidade do titular a um par de chaves criptográficas.

O que é certificado digital?

O certificado digital é um documento eletrônico que vincula a identidade de uma pessoa ou entidade a um par de chaves criptográficas. Autoridades Certificadoras emitem os certificados digitais, que contêm informações como a identidade do titular, a chave pública correspondente, o período de validade e os dados da autoridade que emitiu o certificado.

Resumindo, o certificado permite verificar a identidade do signatário. Com isso, sistemas e terceiros também conseguem realizar a validação.

O que é a ICP-Brasil?

A ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira) é a estrutura responsável por estabelecer uma cadeia de confiança para a emissão e utilização de certificados digitais no Brasil.

Ela reúne instituições responsáveis pela emissão, validação e gerenciamento desses certificados.

Para se ter uma ideia da escala, o Brasil já conta com mais de 15 milhões de certificados digitais ativos, segundo dados do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), um crescimento acelerado, já que o país tinha cerca de 6 milhões de certificados em 2020.

Isso quer dizer que a ICP-Brasil estabelece as regras e a estrutura de confiança que permitem utilizar certificados digitais para identificar pessoas e empresas no ambiente digital.

Como fazer uma assinatura digital?

Para fazer uma assinatura digital, é necessário utilizar uma solução compatível com esse tipo de assinatura e, quando aplicável, um certificado digital válido.

O processo consiste em enviar o documento para assinatura, autenticar a identidade do signatário, realizar a assinatura e, ao final, validar o documento assinado.

Um exemplo prático: uma empresa de logística precisa formalizar um contrato de prestação de serviço com um novo fornecedor. Em vez de imprimir, assinar fisicamente e digitalizar o documento, o setor responsável envia o contrato por uma plataforma de assinatura digital, define os dois signatários (representante da empresa e do fornecedor), e cada um assina remotamente após autenticação.

O documento final já sai validado, com registro de data, hora e identidade de cada assinante, reduzindo em dias o tempo que levaria pelo processo físico.

Em um contexto empresarial, as etapas podem variar de acordo com a solução utilizada e com os requisitos do documento ou processo, mesmo assim, em linhas gerais, sempre serão:

1. Escolher a solução de assinatura: verifique se a plataforma oferece assinatura digital e atende aos requisitos do documento e do processo.
2. Definir os signatários e requisitos: identifique quem precisa assinar e se há alguma exigência específica de certificação ou autenticação.
3. Enviar o documento para assinatura: carregue o arquivo na plataforma e configure o fluxo de assinatura.
4. Realizar a autenticação: o signatário confirma sua identidade de acordo com o mecanismo adotado pela solução.
5. Assinar digitalmente o documento: quando houver exigência de certificado digital, a assinatura é criada por meio dos recursos criptográficos associados ao certificado.
6. Validar o documento assinado: após a conclusão, a assinatura pode ser verificada para confirmar sua autenticidade e a integridade do document

Por isso, contar com uma plataforma que centraliza essas etapas pode facilitar o controle das assinaturas, a rastreabilidade das operações e a gestão dos documentos.

É possível fazer uma assinatura digital gratuitamente?

Sim. O serviço do gov.br permite que usuários com conta prata ou ouro assinem documentos digitalmente após a autenticação por meio da plataforma. Ele pode ser uma alternativa para determinadas situações, especialmente quando não há exigência de utilização de um certificado digital.

Já em processos que exigem uma assinatura baseada em certificado digital, é necessário utilizar um certificado válido e compatível com a operação.

Para empresas, a escolha depende do tipo de documento, dos requisitos do processo e do volume de assinaturas. Em situações pontuais, uma solução gratuita pode atender à necessidade. Já em operações com maior volume de documentos, múltiplos signatários, necessidade de rastreabilidade ou integração com outros sistemas, uma plataforma estruturada pode oferecer mais recursos para a gestão do processo.

Para que serve a assinatura digital?

A assinatura digital pode ser utilizada para formalizar documentos e processos que exigem mecanismos robustos de identificação e integridade.

• Entre as aplicações estão:
• contratos e acordos comerciais;
• documentos societários e empresariais;
• processos que exigem certificado digital;
• documentos enviados a clientes, fornecedores e parceiros;
• operações que envolvem diferentes áreas e signatários.

A escolha pelo uso da assinatura digital deve considerar o tipo de documento, as partes envolvidas e eventuais exigências legais ou regulatórias do processo.

Quais são as vantagens da assinatura digital?

Além da segurança proporcionada pelos mecanismos criptográficos, a tecnologia pode contribuir para a eficiência dos processos documentais.

Entre os principais benefícios estão:

• Autenticidade: permite verificar a identidade associada à assinatura;
• Integridade: ajuda a identificar alterações realizadas no documento depois da assinatura;
• Segurança: utiliza mecanismos criptográficos para proteger o processo de assinatura;
• Rastreabilidade: permite acompanhar informações relacionadas à assinatura e ao certificado utilizado;
• Eficiência operacional: reduz etapas físicas relacionadas à impressão, circulação e armazenamento de documentos.

Em processos empresariais, esses benefícios ajudam a reduzir etapas manuais, facilitar o acompanhamento das assinaturas e manter os registros necessários para a validação dos documentos.

A assinatura digital tem validade jurídica?

A assinatura digital pode, sim, produzir efeitos jurídicos no Brasil, desde que sejam observados os requisitos aplicáveis à assinatura, ao documento e à operação.

A legislação brasileira reconhece diferentes modalidades de assinatura eletrônica e estabelece requisitos específicos para seu uso. A assinatura eletrônica qualificada, por exemplo, utiliza certificado digital no âmbito da ICP-Brasil, conforme previsto na legislação aplicável.

A validade jurídica, portanto, não deve ser analisada apenas pela existência de uma assinatura no documento, mas também pelo mecanismo utilizado, pelas circunstâncias da operação e pelas exigências específicas de cada documento.

Como a ArqSign pode ajudar?

A assinatura dos documentos é apenas uma etapa do processo. Além dela, as empresas também precisam acompanhar solicitações, organizar documentos, controlar prazos e manter os registros das assinaturas.

Com a ArqSign, sua empresa pode centralizar a assinatura e a gestão dos documentos em um único ambiente, trazendo mais controle e organização para os processos documentais.

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