Descubra se é vantajoso instalar um bureau de digitalização

Você já pensou em montar um bureau de digitalização na sua empresa? Hoje vamos tirar todas as suas dúvidas em relação a esse serviço e mostrar as principais vantagens de se investir em uma estação de digitalização na sua sede.

Num primeiro momento você pode pensar que é muito complexo e caro. Mas não é. É uma solução econômica e eficaz para as empresas que precisam de bastante agilidade no processo de digitalização dentro da própria empresa.

Cada vez mais as instituições, públicas, mistas, privadas e de diversos segmentos optam pela digitalização de seus arquivos e complementam com a automatização da gestão de documentos. Aliado ao software GED, os resultados são ainda melhores. Entenda mais neste post.

Como começa a implantação do bureau de digitalização?

A implantação do bureau de digitalização pode ser realizada de duas maneiras: Quando a equipe Arquivar vai até o cliente para executar o trabalho ou pode fazer parte da nossa Solução OnSite, indicada para empresas que desejam digitalizar, na sua própria sede,  documentos de demandas diárias. O Software OnSite permite além da digitalização, o armazenamento e o gerenciamento online de todas as informações. A solução já inclui a utilização dos softwares de gestão eletrônica, o que garante ainda mais vantagens para o cliente. Você deve estar se perguntando:

Como é feito esse trabalho na sede da própria empresa?

O cliente precisa disponibilizar o espaço e nós montamos toda a estrutura necessária. O espaço ocupado é mínimo e a metodologia é bem simples. Com os treinamentos que oferecemos, o processo fica ainda mais tangível para a equipe responsável.

Quais as vantagens de investir na implantação do software Onsite?

Além de toda a estrutura oferecida, treinamentos e a otimização de inúmeras tarefas que necessitam do uso constante de documentos, o bureau apresenta as seguintes vantagens:

• Facilidade de aprendizagem e adaptação da equipe para incorporar o sistema no dia a dia de trabalho;
• Obtenção de licença para o uso de software de captura de imagens;
• Armazenamento eletrônico de todo o material digitalizado;
• Segurança da informação por meio dos sistemas de monitoramento e rastreabilidade;
• Redução do custo com uso de papel, como impressões, cópias e transporte.

Por que contratar a Arquivar?

Contamos com uma equipe de desenvolvimento qualificada e atualizada em relação aos melhores recursos tecnológicos disponíveis no mercado. Isso, aliado aos mais de 25 anos de experiência da Arquivar entrega ao cliente os seguintes diferenciais:

• Backups diários, que garantem a preservação dos dados do cliente;
• Assistência em todas as etapas, da instalação ao uso diário do sistema;
• Facilidade de operar o sistema, localizar e inserir informações;
• Acesso a todas as ações que envolvem o documento. Toda a movimentação do arquivo é monitorada.

Converse com nossa equipe para entender mais sobre como um bureau de digitalização pode ser viável e vantajoso para sua em empresa.