Armazenar arquivos envolve burocracias e é necessário ter atenção ao tempo de guarda de documentos para evitar problemas jurídicos ou fiscais.

Para estar em dia com as questões legais, empresas de todos os portes devem conhecer e saber administrar a tabela de temporalidade documental. Alguns documentos precisam ser guardados por anos. Outros, devem ser armazenados por muitas décadas.

Então, como saber quais podem ser descartados e quando podem ser descartados? Essa dúvida pode ser resolvida com um projeto de gestão documental que envolva um diagnóstico de temporalidade para cada informação, personalizado por organização.

Leia o artigo e entenda mais sobre o assunto! Assista ao nosso conteúdo para aprender sobre a tabela de temporalidade documental! 

O que é tempo de guarda de documentos?

O tempo de guarda de documentos é um conceito que define o período pelo qual uma empresa ou pessoa física deve armazenar documentos, sejam eles físicos ou digitais. Isso inclui informações financeiras, contratos, declarações fiscais, recibos, faturas, entre outros.

O prazo varia conforme o tipo de documentação e a legislação do país. No Brasil, alguns registros devem ser mantidos por cinco anos, como a folha de ponto, enquanto outros possuem guarda permanente, a exemplo do livro de inspeção de trabalho.

O que diz a lei de arquivamento de documentos eletrônicos?

Todo tipo de documento deve ser armazenado conforme o prazo estabelecido, independentemente da sua natureza (física ou digital). No caso dos documentos eletrônicos, a Lei n.º 12682/12 apresenta requisitos para uma documentação digitalizada ter a mesma validade jurídica que a versão impressa.

Para tanto, é necessário que o arquivo eletrônico possua certificação digital no padrão de Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil). Quanto ao armazenamento, tanto os documentos em papel quanto em formato eletrônico terão de cumprir o mesmo prazo determinado na tabela de temporalidade.

Além disso, a lei determina que os meios de armazenamento devem manter os dados protegidos contra acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados.

Por que é importante saber a validade dos documentos?

Ter conhecimento sobre o tempo de guarda de documentos é importante por diversas razões. A principal delas é a conformidade com a legislação, pois o descumprimento dos prazos de guarda, isto é, o descarte indevido, pode levar a sanções e penalidades legais.

Saber a validade dos documentos também ajuda a manter o controle e a organização dos arquivos. Afinal, os documentos vencidos poderão ser descartados definitivamente e, assim, liberar espaço na sala de armazenamento.

Outro aspecto que tem uma relação com o prazo documental é a tomada de decisões. Isso porque, com informações desatualizadas, as decisões podem ser equivocadas, o que não aconteceria com dados atuais e precisos.

Por que é importante guardar documentos por certo tempo?

Existem duas razões principais para guardar os documentos pelo tempo necessário. A primeira delas é no caso de auditorias, pois a documentação garante a precisão de informações financeiras e contábeis.

Portanto, é fundamental conhecer o tempo de guarda de documentos fiscais e contábeis. O segundo motivo diz respeito ao histórico de transações. Manter tais registros pode ter utilidade em situações de negociações contratuais, questões regulatórias e disputas legais.

O que é ciclo de vida do documento?

Além do tempo de guarda de documentos, é essencial entender que os arquivos passam por um ciclo de vida.

Mas o que isso significa? O ciclo de vida do documento diz respeito às fases que a documentação tem desde a sua criação até o descarte.

Essas etapas têm relação direta com a gestão documental, pois determinam o percurso que o documento deve realizar na empresa. Assim sendo, o ciclo de vida de um documento consiste em:

• Criação, a etapa inicial;
• Classificação, para que todos os arquivos estejam organizados;
• Armazenamento, feito em local específico ou na nuvem;
• Acesso, que consiste no controle e determina pessoas autorizadas;
• Distribuição, sendo uma etapa operacional, assim como o acesso;
• Arquivamento, feito de acordo com a tabela de temporalidade documental;
• Descarte correto, efetuado após o vencimento do prazo de validade.

Quais os principais problemas ao não guardar documentos pelo tempo necessário?

O não cumprimento do tempo de guarda de documentos pode levar a consequências, principalmente em relação a penalidades legais. Junto a isso, a empresa pode ter gastos inesperados, como o pagamento de multas e outros custos para resolver a pendência judicial. A empresa também pode sofrer com maior vulnerabilidade a fraudes e vazamento de dados.

A gestão documental adequada garante a segurança da informação e pode inibir atividades suspeitas.

No que se refere ao tempo de guarda de documentos trabalhistas, um dos problemas que pode ocorrer é em caso de ações trabalhistas. A falta de provas, que seria evitada com a apresentação de documentos comprobatórios, pode levar ao pagamento de multas e fracasso no processo, além de levar a empresa a ter uma má reputação.

O que é uma tabela de temporalidade de documentos?

Para conhecer o tempo de guarda de documentos, você precisa de uma tabela de temporalidade documental, que reúne informações sobre o prazo de armazenamento dos diferentes tipos de documentações.

Vale lembrar que a tabela de temporalidade documental nas organizações pode ser criada, sendo personalizada para determinado segmento da empresa.

A tabela de temporalidade é um instrumento fundamental de gestão de documentos. Ela visa garantir o cumprimento das obrigações legais e preservar o histórico institucional. Também é importante para otimizar o uso do espaço físico para guarda de arquivos. Nela, estão definidos:

• Prazos de manutenção referentes aos documentos que ficam no arquivo corrente operacional;
• Quais documentos deverão ser direcionados ao estoque, que é o arquivo intermediário;
• Quando os documentos devem sair do estoque e ser direcionados ao descarte definitivo.

Quais documentos devem ser guardados e por quanto tempo?

Existem muitas dúvidas em relação ao tempo de guarda de documentos administrativos ou tempo de guarda de documentos contábeis, e assim por diante. Fato é que cada categoria possui um prazo diferente. Em resumo, os principais tipos de documentos que devem ser guardados pelas empresas são:

• Documentos jurídicos;
• Documentos históricos;
• Documentos do RH;
• Documentos contábeis;
• Contratos;
• Faturas;
• Recibos;
• Notas fiscais;
• Ordens de pagamento.

Para ilustrar melhor, elaboramos um esquema abaixo para demonstrar quais documentos devem ser guardados e por quanto tempo. Confira!

Quais documentos precisam ser guardados para sempre?

A guarda permanente também se aplica aos seguintes tipos de documentação:

• Contratos de trabalho;
• Convênios;
• Acordos;
• Ajustes;
• Sindicatos;
• Dissídios.

Qual melhor forma de guardar documentos?

Você notou que o tempo de guarda de documentos não é uma escolha arbitrária, certo? E como as empresas precisam armazenar um grande volume de arquivos, é fundamental encontrar soluções que otimizem a guarda de documentos.

Muitos negócios ainda priorizam a guarda física, mas essa escolha gera alguns riscos, como a deterioração dos papéis, por exemplo. É por isso que a digitalização e armazenamento em nuvem tem sido a melhor forma de guardar documentos.

Os arquivos digitais possuem a mesma validade legal dos físicos, caso possuam certificação digital. Portanto, considere fazer o arquivamento e gerenciamento eletrônico de documentos! Conheça as soluções da Arquivar em documentos físicos e digitais! Conheça as soluções da Arquivar para documentos físicos e digitais!